Mál nr. 43/2023. Úrskurður kærunefndar útboðsmála.
Úrskurður kærunefndar útboðsmála 16. febrúar 2024
í máli nr. 43/2023:
Finn Partners Ltd.
gegn
Ríkiskaupum,
Íslandsstofu og
M&C Saatchi Worldwide Ltd.
Lykilorð
Bindandi samningur. Úrræði kærunefndar.
Útdráttur
Hafnað var kröfum F um að ákvörðun Í og R um að velja tilboð M vegna útboðs auðkennt „Public Relations for Business Iceland“ yrði felld úr gildi og henni breytt á þá leið að gengið yrði að tilboði F, þar sem kominn var á bindandi samningur milli Í og M.
Með kæru móttekinni hjá kærunefnd útboðsmála 30. október 2023 kæra Finn Partners Ltd. útboð Ríkiskaupa fyrir hönd Íslandsstofu (hér eftir vísað til sem varnaraðila) nr. 21880 auðkennt „Public Relations for Business Iceland“. Kærandi krefst þess að ákvörðun varnaraðila 11. október 2023 um að velja tilboð M&C Saatchi Worldwide Ltd. í hinu kærða útboði verði felld úr gildi og/eða henni breytt á þann veg að gengið verði að tilboði kæranda. Þá gerir kærandi kröfu um að fá afrit af öllum tilboðum og kynningum bjóðenda í útboðinu auk upplýsinga um stigagjöf einstakra meðlima valnefndar.
Í greinargerð varnaraðila 16. nóvember 2023 er þess krafist að öllum kröfum kæranda verði hafnað. M&C Saatchi Worldwide Ltd. hefur ekki látið málið til sín taka.
Kæranda gafst kostur á að koma að frekari athugasemdum í málinu. Engar frekari athugasemdir bárust.
I
Í júní 2023 óskuðu Ríkiskaup, fyrir hönd Íslandsstofu, eftir tilboðum í útboði nr. 21880 á almannatengslum fyrir Íslandsstofu. Um var að ræða lokað útboð innan gagnvirks innkaupakerfis og var tilboðsfrestur til 17. ágúst 2023. Samkvæmt grein 1.5.2 í útboðsgögnum skyldu bjóðendur meðal annars afhenda með tilboðinu kynningu sem innihéldi nánar tilgreindar upplýsingar um teymi og skipulag verks og um fyrri verkefni bjóðenda. Í grein 1.6 í útboðsgögnum kom fram að hagkvæmasta tilboðið yrði valið á grundvelli besta hlutfalls milli verðs og gæða, þar sem verð gilti 20% og gæði 80%. Fram kom að mat tilboða yrði í höndum fimm manna valnefndar sem skyldi gefa stig í samræmi við þær forsendur sem tilgreindar væru í útboðsgögnum. Mat á gæðum var skipt í tvo hluta, annars vegar kröfur til reynslu bjóðenda og hins vegar til upplýsinga sem fram kæmu í afhentum kynningum. Skyldi hver valnefndarmaður gefa einkunn á bilinu 1-3 vegna hvers skilyrðis. Jafngilti 3 því að skilyrði væri uppfyllt og gæfi það fullt hús stiga, 2 að skilyrði væri uppfyllt að hluta, og gæfi það helming stiga, og 1 því að skilyrði væri ekki uppfyllt og fengust þá engin stig.
Á fyrirspurnartíma útboðsins var spurt um hvort bjóðendur fengju tækifæri til að kynna tilboð sín. Í svari 2. ágúst 2023 staðfesti varnaraðili að svo væri. Kom þar fram að allir bjóðendur fengju sama tíma til að kynna tilboð og teymi sitt í kynningu sem fram færi með rafrænum hætti. Þann 6. september 2023 fengu bjóðendur boð um að halda kynningu sína tveimur dögum síðar. Varnaraðilar hafa upplýst um að þar sem M&C Saatchi Worldwide Ltd. hafi ekki getað haldið kynningu á þeim tíma hafi kynning þess farið fram síðar, eða 20. sama mánaðar.
Þrjú gild tilboð bárust á tilboðstíma, þ.e. frá kæranda, Brú Strategy ehf. og M&C Saatchi Worldwide Ltd. Með tölvubréfi 11. október 2023 var bjóðendum tilkynnt um val og töku tilboðs M&C Saatchi og að bindandi samningur væri kominn á milli aðila. Í tilkynningunni kom fram að öll tilboð hefðu fengið 80 stig fyrir gæði. Tilboð M&C Saatchi Worldwide Ltd. hefði hlotið 20 stig fyrir verð en önnur tilboð fengið færri stig fyrir þann þátt.
II
Kærandi byggir á því að hann sé reynslumeiri en lægstbjóðandi þegar kemur að almannatengslum og að taka hafi átt tillit til þess við stigagjöf í útboðinu. Þá dragi kærandi í efa að lægstbjóðandi hafi sjálfur þá reynslu sem krafist hafi verið. Jafnframt gerir kærandi athugasemd við að lægstbjóðandi hafi fengið lengri tíma en aðrir bjóðendur til að undirbúa sig fyrir kynningu fyrir valnefnd og að fleiri meðlimir valnefndar verið viðstaddir kynningu lægstbjóðanda. Með þessu hafi jafnræðis ekki verið gætt. Loks byggir kærandi á að tilboðsfjárhæð lægstbjóðanda hafi verið óeðlilega lág. Kærandi telur að framkvæmd útboðsins og stigagjöf hafi af þessum sökum verið haldin ágöllum og tilboði M&C Saatchi Worldwide Ltd. ranglega tekið.
III
Varnaraðili byggir á því hafna beri kröfum kæranda í málinu þar sem kominn sé á bindandi samningur sem ekki verður felldur úr gildi eða breytt, sbr. 114. gr. laga nr. 120/2016. Þá falli það utan valdheimilda kærunefndar útboðsmála samkvæmt 111. gr. sömu laga að gera varnaraðilum skylt að taka tilboði kæranda. Varnaraðilar mótmæla því að reynsla kæranda hafi átt að leiða til hærri stigagjafar fyrir hann umfram það sem fram kemur í valforsendum. Öll tilboð hafi fengið fullt hús stiga fyrir reynslu þar sem skilyrðum um reynslu í útboðsgögnum hafi verið fullnægt. Þá hafi valnefnd eingöngu tekið til skoðunar þau atriði er sett voru fram í útboðsgögnum og byggt mat sitt á þeim upplýsingum sem bjóðendur lögð fram. Tilboð M&C Saatchi Worldwide Ltd. hafi uppfyllt öll skilyrði sem sett hafi verið fram og efni og framsetning upplýsinga ekki gefið varnaraðila tilefni til að efast um sannleiksgildi þeirra.
Varnaraðilar byggja á því að allir bjóðendur hafi fengið upplýsingar um það á sama tíma að þeir kæmu til með að halda kynningar á framlögðum tillögum og þá þegar getað hafist handa við undirbúning kynninga sinna. Það hafi verið mat kaupanda að jafnræði kaupanda væri ekki raskað þó M&C Saatchi Worldwide Ltd. væri heimilað að halda kynningu sína síðar en aðrir. Varnaraðilar lýsa því að öll valnefndin hafi verið viðstödd kynningu M&C Saatchi Worldwide Ltd. Þrír nefndarmenn hafi verið viðstaddir kynningar annarra en þær hafi verið teknar upp fyrir þá sem ekki voru viðstaddir. Allir bjóðendur hafi fengið jafnmörg stig fyrir gæði og því sé erfitt að sjá að M&C Saatchi Worldwide Ltd. hafi notið forskots vegna þessa. Þá hafna varnaraðilar því að tilboð M&C Saatchi Worldwide Ltd. hafi verið óeðlilega lágt.
IV
Samkvæmt 1. mgr. 111. gr. laga nr. 120/2016 um opinber innkaup getur kærunefnd fellt úr gildi ákvörðun kaupanda vegna opinberra innkaupa að hluta eða í heild, lýst samning óvirkan samkvæmt ákvæðum 115.-117. gr. laganna eða kveðið á um önnur viðurlög samkvæmt 118. gr. þeirra. Nefndin getur jafnframt lagt fyrir kaupanda að bjóða út tiltekin innkaup, auglýsa útboð á nýjan leik eða að fella niður tiltekna ólögmæta skilmála í útboðsgögnum. Í 1. mgr. 114. gr. laga nr. 120/2016 kemur fram að eftir að bindandi samningur samkvæmt lögunum hefur komist á verður hann ekki felldur úr gildi eða honum breytt þótt ákvörðun kaupanda um framkvæmd útboðs eða gerð samnings hafi verið ólögmæt.
Kröfugerð kæranda lýtur að því að felld verði úr gildi ákvörðun varnaraðila um að taka tilboði M&C Saatchi Worldwide Ltd. í hinu kærða útboði og þess í stað verði gengið að tilboði kæranda. Fyrir liggur að bindandi samningur er kominn á milli varnaraðila og M&C Saatchi Worldwide Ltd. Þá getur kærunefnd útboðsmála ekki skyldað kaupanda til að ganga til samninga á grundvelli útboðs. Þegar af þessum sökum verður að hafna kröfum kæranda, sbr. fyrrgreind ákvæði laga nr. 120/2016.
Að framangreindu virtu verður ekki séð að kærandi hafi hagsmuni af því að fá afhent tilboð og kynningar annarra bjóðenda í útboðinu, en önnur gögn voru afhent kæranda við meðferð málsins.
Úrskurðarorð
Kröfum kæranda, Finn Partners Ltd., vegna útboðs Ríkiskaupa, fyrir hönd Íslandsstofu, nr. 21880 auðkennt „Public Relations for Business Iceland“, er hafnað.
Reykjavík, 16. febrúar 2024
Reimar Pétursson
Kristín Haraldsdóttir
Auður Finnbogadóttir